Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 21. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Personendaten wir bearbeiten, wenn Sie die Website www.secondvoice.ch besuchen, mit uns in Kontakt stehen oder die Plattform SecondVoice (app.secondvoice.ch, scan.secondvoice.ch, api.secondvoice.ch) nutzen. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, gilt diese ergänzend.

1. Verantwortlicher

SecondVoice GmbH
Sandäckerstrasse 10
8957 Spreitenbach, Schweiz
E-Mail: admin@secondvoice.ch

2. Wer ist wofür verantwortlich?

Wir sind verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten auf dieser Website, bei Kontaktanfragen, bei der Anbahnung und Betreuung von Geschäftsbeziehungen, bei den Benutzerkonten des Admin-Portals und bei der Vertragsabwicklung.

Die versendende Organisation ist verantwortlich für die Inhalte der Dokumente, die sie auf SecondVoice hochlädt, und für die Abrufe dieser Dokumente über den QR-Code (Behörde, Schule, Unternehmen usw.). Diese Daten bearbeiten wir als Auftragsbearbeiter nach deren Weisungen und auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags. Fragen oder Begehren zu einem bestimmten Dokument richten Sie bitte an die Organisation, von der Sie es erhalten haben. Erreichen sie uns, leiten wir sie an diese weiter.

3. Besuch dieser Website

4. Kontakt, Interessenten und Kundenbetreuung

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, bearbeiten wir die Angaben, die Sie machen: Name, Organisation, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Ihre Auswahl im Formular (Anwendungsfall bzw. Grösse der Organisation), Ihre Nachricht sowie die Seite und Sprache, von der aus Sie geschrieben haben. Wir verwenden diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot vorzubereiten.

Das Formular wird über Microsoft Azure Communication Services als E-Mail an unser Postfach (Microsoft 365) übermittelt. Zusätzlich legen wir die Anfrage in unserer internen Interessenten- und Kundenverwaltung an (siehe unten).

Interessenten- und Kundenverwaltung

Für die Anbahnung und Betreuung von Geschäftsbeziehungen bearbeiten wir zu Ansprechpersonen bei Behörden, Organisationen und Unternehmen: Anrede, Name, Funktion, Organisation, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die Korrespondenz mit Ihnen sowie Datum und Stand unserer Gespräche. Diese Angaben stammen von Ihnen selbst oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, etwa der Website Ihrer Organisation.

Die Interessenten- und Kundenverwaltung ist Teil der Plattform und wird in Azure Cosmos DB in der Region Switzerland North gespeichert. Zugriff darauf hat ausschliesslich SecondVoice; Kundenorganisationen der Plattform sehen diese Daten nicht.

Gesprächsnotizen: Nach Gesprächen halten wir intern fest, welche Punkte gut ankamen und welche Einwände oder Wünsche geäussert wurden. Wir nutzen diese Notizen, um unser Angebot und unser Produkt zu verbessern, und werten sie zusammengefasst nach Themen aus, nicht nach Personen. Aussagen von Ihnen geben wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung öffentlich wieder, etwa als Referenz.

Keine weiteren Nachrichten: Wenn Sie keine weiteren Nachrichten von uns wünschen, genügt eine kurze Antwort oder eine E-Mail an admin@secondvoice.ch. Damit wir diesen Wunsch auch künftig beachten können, speichern wir dazu Ihre E-Mail-Adresse als Prüfwert (Hash), der allein dem Abgleich dient.

Elektronische Vertragsunterzeichnung

Verträge unterzeichnen wir elektronisch über Swisscom Sign. Dabei bearbeitet Swisscom Name und E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Personen sowie das zu unterzeichnende Dokument. Die Identifikation für die qualifizierte elektronische Signatur erfolgt direkt bei Swisscom nach deren Bedingungen. Unterzeichnete Verträge und weitere Kundenunterlagen legen wir in Microsoft 365 (SharePoint) ab.

Aufbewahrung

Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, löschen wir die Angaben zur Ansprechperson, die Korrespondenz und die Gesprächsnotizen spätestens 12 Monate nach Abschluss des Kontakts. Bei Kundinnen und Kunden bewahren wir diese Angaben für die Dauer der Geschäftsbeziehung auf und löschen sie spätestens 12 Monate nach deren Ende. Verträge und Rechnungen bewahren wir gemäss den gesetzlichen Pflichten 10 Jahre auf. Zusammengefasste Auswertungen ohne Personenbezug, etwa wie oft ein Thema genannt wurde, behalten wir.

5. Plattform: Benutzerkonten im Admin-Portal

6. Plattform: Dokumente und Übersetzungen

Hochgeladene Dokumente und ihre Übersetzungen werden in Microsoft Azure Blob Storage und Azure Cosmos DB in der Region Switzerland North (Rechenzentren in der Schweiz) gespeichert.

Übersetzung durch Anthropic (USA): Zur Übersetzung wird der Text eines Dokuments an die Claude API der Anthropic PBC, San Francisco, USA, übermittelt, einschliesslich allfälliger Personendaten, die das Dokument enthält. Beim Upload wird zudem ein kurzer Textauszug übermittelt, um die Sprache des Originals zu erkennen. SecondVoice erkennt oder entfernt Personendaten nicht automatisch. Jede Sprachfassung wird einmal erstellt und danach in der Schweiz gespeichert; weitere Abrufe derselben Sprachfassung lösen keine erneute Übermittlung in die USA aus.

Eingaben und Antworten werden bei Anthropic nach den veröffentlichten Angaben 30 Tage aufbewahrt und innerhalb dieser Frist gelöscht; Anthropic kann sie in dieser Zeit zu Sicherheitszwecken einsehen. Länger aufbewahrt werden sie, wenn die automatisierten Sicherheitssysteme von Anthropic eine Anfrage als möglichen Verstoss gegen die Nutzungsrichtlinien markieren (Eingaben und Antworten bis zu 2 Jahre, Sicherheitsbewertungen bis zu 7 Jahre) oder wenn das Gesetz es verlangt. Anthropic verwendet diese Daten ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zum Training seiner Modelle.

Anthropic: Aufbewahrung von Organisationsdaten (Stand: 15. Oktober 2026)

Verantwortung der Kundinnen und Kunden: SecondVoice ist für standardisierte Dokumente vorgesehen, etwa Merkblätter, Formulare und allgemeine Mitteilungen. Dokumente mit besonders schützenswerten Personendaten (z.B. Gesundheit, Sozialhilfe, Strafverfahren) oder mit Inhalten, die einem Amts- oder Berufsgeheimnis unterliegen, dürfen nur hochgeladen werden, wenn die versendende Organisation die Übermittlung in die USA selbst geprüft und für zulässig befunden hat. Im Zweifel empfehlen wir, Dokumente vor dem Upload zu anonymisieren.

Aufbewahrung: Dokumente und Übersetzungen werden gemäss dem von der Organisation festgelegten Löschdatum gelöscht, spätestens nach Vertragsende und Ablauf der vertraglichen Übergangsfrist.

7. Abruf über den QR-Code

8. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Ein von uns beauftragtes Treuhandbüro erhält Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen für Buchführung, Jahresabschluss und Steuern.

Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

9. Bekanntgabe ins Ausland

USA (Anthropic): Die USA gewährleisten nach Schweizer Recht nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, ein angemessenes Datenschutzniveau. Die Übermittlung an Anthropic stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in der vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Fassung (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG), die Bestandteil der Datenschutzvereinbarung von Anthropic sind.

Microsoft: Die Daten der Plattform werden in der Schweiz gespeichert, die Website wird aus dem weltweit verteilten Netzwerk von Microsoft ausgeliefert. Anfragen an die Plattform (Admin-Portal und Abruf von Übersetzungen) laufen über Azure Front Door, ebenfalls ein Netzwerk von Microsoft: Die Verbindung wird am nächstgelegenen Microsoft-Standort entschlüsselt, in der Regel in Zürich, und verschlüsselt an die Server in der Schweiz weitergeleitet. Den Standort können wir nicht festlegen. Front Door speichert keine Inhalte; Zwischenspeicherung und Anfrageprotokolle sind ausgeschaltet. Die Postfächer unseres Microsoft-365-Kontos werden in der Schweiz gespeichert (Exchange Online); die Prüfung eingehender E-Mails auf Spam und Schadsoftware kann innerhalb der EU/EFTA erfolgen. Soweit Microsoft im Rahmen von Betrieb und Support Daten ausserhalb der Schweiz bearbeitet, geschieht dies gestützt auf dessen Datenschutzvereinbarungen. Microsoft ist ein US-Unternehmen; US-Behörden können gestützt auf den US CLOUD Act unter Umständen auch Zugriff auf Daten verlangen, die in Schweizer Rechenzentren gespeichert sind.

10. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind mit TLS 1.2 oder höher verschlüsselt; gespeicherte Daten werden von Azure verschlüsselt abgelegt. Der Zugriff auf das Admin-Portal ist durch Passwort, Rollen und Sitzungs-Timeout geschützt und kann von der Organisation zusätzlich auf bestimmte IP-Adressen beschränkt werden.

11. Aufbewahrung im Überblick

Gelöschte Daten können in Datensicherungen des Hosting-Anbieters noch während deren Sicherungsfrist enthalten sein.

Die Datenbank wird alle 4 Stunden gesichert; jede Sicherung wird 8 Stunden aufbewahrt. In der Datenbank gelöschte Angaben sind darum in den Sicherungen noch höchstens rund 8 Stunden enthalten.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft über Ihre Personendaten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Herausgabe oder Übertragung der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Die Auskunft ist kostenlos; wir antworten in der Regel innert 30 Tagen und können einen Identitätsnachweis verlangen.

Schreiben Sie dazu an admin@secondvoice.ch. Betrifft Ihr Anliegen ein Dokument, das Sie von einer Behörde oder einem Unternehmen erhalten haben, wenden Sie sich bitte an diese Organisation (siehe Ziffer 2).

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren: edoeb.admin.ch.

13. Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen und führen kein Profiling durch. Die maschinelle Übersetzung dient ausschliesslich dem Verständnis eines Dokuments.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.