Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2026

1. Verantwortliche Stelle

SecondVoice GmbH
[Adresse]
Zürich, Schweiz
E-Mail: admin@secondvoice.ch

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

SecondVoice verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und — soweit anwendbar — der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Wir erheben und verarbeiten nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich sind.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Nutzerdaten (Admin-Portal)

• E-Mail-Adresse (für Benachrichtigungen und Kontowiederherstellung)
• Benutzername und Passwort (verschlüsselt gespeichert, nie im Klartext)
• IP-Adresse (für Sicherheitsfunktionen wie IP-Allowlist und Audit-Trail)
• Aktivitätsprotokolle im Audit-Trail (Welche Aktionen wurden wann durchgeführt)

3.2 Dokumentdaten

• Von Ihnen hochgeladene Dokumente (PDF, Word, Bilder)
• Übersetzungen dieser Dokumente in den angeforderten Sprachen
• Metadaten (Upload-Zeitpunkt, Sprachen, Ordnerzuordnung)

3.3 Scan-Ereignisse (anonym)

• Zeitpunkt des Scans (keine Personendaten)
• Gewählte Sprache (keine Personendaten)
• Es werden keine personenbezogenen Daten der Empfänger gespeichert
• Kein Login, keine Registrierung für Empfänger erforderlich

4. Wo Ihre Daten gespeichert werden

Alle Daten werden auf Microsoft Azure Switzerland North (Rechenzentren in der Schweiz) gespeichert. Es findet keine dauerhafte Übertragung personenbezogener Daten ins Ausland statt.

Ausnahme: KI-Übersetzung. Der vollständige Textinhalt von Dokumenten wird zur Übersetzung an die Anthropic Claude API (USA) übermittelt. SecondVoice ist technisch nicht in der Lage, personenbezogene Daten automatisch zu erkennen oder zu entfernen, bevor ein Dokument übersetzt wird. Wenn ein Dokument personenbezogene Daten enthält (z.B. Namen, Adressen, Geburtsdaten), werden diese im Rahmen der Übersetzung ebenfalls an Anthropic (USA) übermittelt.

Verantwortung der Nutzenden: Nutzer sind selbst dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Übermittlung von Dokumentinhalten an Drittanbieter in den USA mit den geltenden Datenschutzvorschriften ihrer Organisation vereinbar ist. SecondVoice empfiehlt:

• Dokumente vor dem Upload von personenbezogenen Daten zu befreien (Anonymisierung/Pseudonymisierung), oder
• für Dokumente mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten die manuelle Übersetzungsfunktion zu verwenden, bei der keine automatische KI-Verarbeitung stattfindet, oder
• für Organisationen mit strengsten Datenschutzanforderungen die geplante On-Premise-Variante von SecondVoice zu nutzen, bei der die KI-Verarbeitung vollständig in der Schweiz stattfindet.

Anthropic verwendet API-Daten nicht für das Training von KI-Modellen (gemäss Anthropic API-Nutzungsbedingungen). Die Übermittlung erfolgt ausschliesslich über TLS-verschlüsselte Verbindungen. Weitere Details finden Sie auf unserer Datenschutz & Hosting-Seite.

5. Aufbewahrungsfristen

• Dokumente und Übersetzungen: gemäss den in Ihrem Konto konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien
• Audit-Logs: 10 Jahre (gesetzliche Anforderung)
• Nutzerdaten: bis zur Löschung des Kontos, danach 30 Tage Kulanzfrist

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten (soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen)
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: admin@secondvoice.ch

7. Drittanbieter

• Microsoft Azure (Speicherung, Hosting) — Datenschutzrichtlinie: privacy.microsoft.com
• Anthropic (KI-Übersetzung via Claude API) — Datenschutzrichtlinie: anthropic.com/privacy
• Azure Communication Services (E-Mail-Versand) — Teil von Microsoft Azure

8. Cookies und Tracking

Die öffentliche Website (secondvoice.ch) verwendet keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools von Drittanbietern. Das Admin-Portal verwendet ausschliesslich funktionale Session-Cookies, die für den Betrieb notwendig sind.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.

10. Kontakt Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
admin@secondvoice.ch

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Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im Mai 2026 aktualisiert.